278.12 Import financiële details budget[//]

Deze optie stelt de gebruiker in staat een bestand in te lezen met een overzicht van de budgetstanden uit een extern financieel systeem. De gegevens worden niet gevalideerd tijdens het inlezen. De bestandsnaam en datum worden opgeslagen samen met de budget gegevens.

Nadat u deze optie heeft gekozen wordt een overzichtsscherm getoond waarop al eerdere imports kunnen staan:

Opties op het scherm

Doe een nieuwe import: Hiermee start u een nieuwe import run. Zie verder paragraaf 278.12.1.

Bekijk details geïmporteerd bestand: Selecteer een eerdere import en dan deze optie om de details te bekijken. Zie verder paragraaf 278.12.2.

Schrap geïmporteerd bestand: Selecteer een bestand en dan deze optie om het te verwijderen. Het systeem zal om bevestiging vragen.

Print import bestand rapport: Selecteer een eerdere import en dan deze optie om een rapport te printen. Het systeem schakelt door naar het standaard scherm voor het genereren van output.

Import systeem parameters: Dit geeft toegang tot de parameters op systeem niveau. Zie verder paragraaf 278.12.3.

278.12.1 Een nieuwe import uitvoeren[//]

Doe een nieuwe import: Hiermee start u een nieuwe import run. Er wordt een invoerscherm getoond:

Voer de naam van het bestand in (zonder pad) dat geladen moet worden. Het default pad is C:\temp voor het juiste file, maar dit kunt u via de parameter optie aanpassen.

De ingevoerde gegevens zullen niet worden gevalideerd. Elk binnenkomend record wordt gecontroleerd om te kijken of dit het juiste aantal velden bevat en of de bedragen velden uitsluitend numerieke tekens bevatten.

Als de ingevoerde bestandsnaam niet wordt gevonden, wordt er een foutboodschap getoond.

Let op

De budget codes in het geïmporteerde bestand kunnen overeenkomen met bestaande budget codes, maar dat is niet noodzakelijk. De geïmporteerde budgetgegevens zijn niet direct gerelateerd aan de budgetten die in AFO 243 worden getoond. Er is geen koppeling tussen beiden. De import is alleen bedoeld om gegevens van het financiële systeem binnen Vubis Smart te tonen. Normaal gesproken moeten de budget codes natuurlijk wel overeenkomen.

278.12.1.1 Import bestand formaat[//]

Algemene informatie:

·                ASCII

·                tab delimited velden

·                <CR> aan het eind van elk record

·                prijs: decimaal notatie is een “punt”

·                datum notatie: jjjjmmdd

Record layout

let op

De naam van de ingelogde gebruiker en de systeemdatum worden geladen samen met de gegevens uit het bestand.

Alle ingelezen bestanden kunnen worden getoond via de optie Laad financiële gegevens op het overzichtsscherm van gedefinieerde budgetten (binnen AFO 243)

Alle eerder ingelezen bestanden worden op een overzichtsscherm getoond. Er kan gebladerd worden in de lijst. Tevens is het mogelijk oudere bestanden te verwijderen.

278.12.2 Bekijk details geïmporteerd bestand[//]

Bekijk details geïmporteerd bestand: Selecteer een eerdere import en dan deze optie om de details te bekijken.

Vanaf dit scherm kunt u het geïmporteerde bestand printen. Het systeem schakelt door naar het standaard scherm voor het genereren van output. Dit geeft hetzelfde resultaat als de optie Print import bestand rapport op het overzichtsscherm.

278.12.3 Import systeem parameters[//]

Import systeem parameters: Dit geeft toegang tot de parameters op systeem niveau. Er wordt een invoerscherm getoond:

Hier kunt u het pad opgeven voor de te importeren bestanden.